Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Трудовое право - Как составляется график отпусков на следующий год образец

Как составляется график отпусков на следующий год образец

В отпуск — по графику, или для чего нужен график отпусков


1. Кому и для чего нужно составлять график отпусков. 2. Как подготовить график отпусков, и какие сведения в нем отразить. 3. Что делать, если фактические отпуска не совпадают с запланированными в графике.

О том, что ежегодный оплачиваемый отпуск – неоспоримое право работника, предусмотренное Трудовым кодексом, знают все.

А вот о том, что предоставление такого отпуска – обязанность работодателя, причем не зависящая от желания самого работника, нередко забывают. Действительно, сплошь и рядом встречается ситуация, когда сотрудники по каким-либо причинам не горят желанием отгуливать свои законные отпуска, а работодатели не придают этому особого значения. Однако Трудовой кодекс на этот счет суров:

«запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд»

(ч.

4 чт. 124 ТК РФ). Как же работодателю «заставить» своих работников использовать положенные им отпуска, чтобы выполнить требования трудового законодательства? Ответ прост: поскольку ответственность за своевременное предоставление отпусков сотрудникам лежит на работодателе, он же должен позаботиться об информировании работников о количестве положенных им дней отпуска, а также о том, чтобы эти дни были использованы.

Для этих целей идеально подходит график отпусков.

Для чего еще нужен график отпусков и как его составить, – читайте далее в статье. В соответствии с ТК РФ, основное назначение графика отпусков – установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. При этом график отпусков, утвержденный работодателем, является обязательным к исполнению как для самого работодателя, так и для работников (ч.

2 ст. 123 ТК РФ). ! Обратите внимание: Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, независимо от численности работников. Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены следующие меры ответственности (ст.

5.27 КоАП РФ):

  1. для должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;
  2. для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Следует отметить, что работодатели-ИП вправе обходиться без графика отпусков, определяя порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по соглашению с работниками (ст.

305 ТК РФ, Письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1).

Однако и предпринимателям не лишним будет составить график отпусков, поскольку они также несут ответственность за то, чтобы их работники использовали отпуска своевременно и в предусмотренном законодательством объеме. Итак, для чего же необходимо составлять график отпусков – обозначим основные направления применения этого документа:

  1. чтобы установить оптимальную очередность отпусков, с учетом взаимозаменяемости отдельных сотрудников, особенностей производственного процесса (сезонность) и т.д;
  2. а также для других целей, определяемых самим работодателем.
  3. чтобы использовать информацию, содержащуюся в графике, о количестве запланированных на следующий год днях отпуска сотрудников для формирования и ;
  4. чтобы работодатель не «забыл» предоставить положенные ежегодные отпуска сотрудникам, а сотрудники не «забыли» их использовать;

График отпусков составляется на календарный год, при этом утвердить его необходимо не позднее, чем за две недели до начала очередного года (ст.

123 ТК РФ). Например, график на 2016 год необходимо утвердить до 17.12.2015. Однако прежде, чем утвердить график отпусков, его необходимо составить.

Рассмотрим, какие этапы включает в себя процесс подготовки графика отпусков. Как и все , форму графика отпусков утверждает руководитель организации. При этом может использоваться:

  1. унифицированная форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
  2. самостоятельно разработанная форма. В этом случае возможны два варианта: полностью самостоятельно разработанная форма, либо унифицированная форма, доработанная с учетом потребностей работодателя. Как правило, используется второй вариант, то есть в унифицированную форму вносятся корректировки. Например, из формы № Т-7 можно удалить коды по ОКУД, по ОКПО, реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Кроме того, форму можно дополнить графами, в которых сотрудники расписываются в том, что ознакомлены с графиком, а также в том, что уведомлены о начале отпуска (за 2 недели до его начала).

Скачать Скачать В зависимости от численности работников, количества структурных подразделений и других факторов процесс подготовки и согласования графика отпусков всей организации может быть весьма длительным.

Поэтому порядок его подготовки необходимо закрепить в одном из следующих документов:

  1. в локальном нормативном акте (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре);
  2. в отдельном приказе.

В документе, регулирующем порядок подготовки графика отпусков, целесообразно отразить, в частности, следующие сведения:

  1. сроки предоставления сведений о планируемых отпусках, сроки согласования дат отпусков, срок представления графика на подпись руководителю.
  2. лицо, ответственное за подготовку графика отпусков;
  3. круг лиц, ответственных за предоставление сведений о планируемых датах отпусков сотрудников (например, руководители подразделений);

В график должны включаться следующие отпуска, положенные сотрудникам:

  1. ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положен удлиненный отпуск (работники до 18 лет, инвалиды, педагогические работники, госслужащие);
  2. ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

    Такой отпуск должен предоставляться, например, работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных законодательством (ст.

    116 ТК РФ).

  3. отпуск, не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.

Таким образом, в графике отпусков необходимо запланировать по каждому сотруднику общее количество причитающихся ему дней ежегодного отпуска (основного и дополнительного), включая остаток неиспользованного на конец года отпуска. ! Обратите внимание: График отпусков составляется в отношении всех работников: как занятых по основному месту работу, так и совместителей.

Лица, трудящиеся по гражданско-правовому договору, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен.

В графике отпусков не отображаются административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Для того чтобы определить, какое количество дней отпуска следует запланировать в графике на следующий год по каждому сотруднику, необходимо:

  1. Определить дату окончания «рабочего года» сотрудника, то есть дату, когда истекает очередной год со дня поступления на работу. Например, если сотрудник принят 24 июня 2014, то такой датой будет 23 июня каждого следующего года.
  2. Включить в график отпуска сотрудника таким образом, чтобы по состоянию на дату окончания «рабочего года» у него не осталось неиспользованных отпусков (этого требует ст. 122 ТК РФ). При этом предоставлять отпуска «авансом», то есть за неотработанное время, трудовым законодательством не возбраняется. Главное – чтобы за каждый отработанный год работник использовал не меньше дней отпуска, чем ему положено.

Пример. Менеджер Савина О.Ю. принята на работу 24 июня 2014 года.

В графике отпусков на 2015 год должен быть запланирован ее отпуск за рабочий год с 24.06.2014 по 23.06.2015 в количестве неиспользованный дней отпуска на 31.12.2014.

Этот отпуск должен быть использован по графику до 23.06.2014.

Отпуск за следующий рабочий год с 24.06.2015 по 23.06.2016 может быть включен как в график отпусков на 2015 год, так и в график на 2016 год (либо и в тот и в другой по частям). ! Обратите внимание: При разделении ежегодного отпуска (отпуска, положенного за один рабочий год) сотрудника на части необходимо (ст.

125 ТК РФ):

  1. согласие работника (например, в форме заявления);
  2. чтобы хотя бы одна из частей этого отпуска была не менее 14 календарных дней.

Очередность отпусков в графике определяет и утверждает работодатель (ст.

123 ТК РФ). При этом он может (но не обязан) учесть пожелания работников. То есть работодатель вправе по своему усмотрению распределить отпуска сотрудников с учетом потребностей производственного процесса или характера деятельности (сезонности). Например, если зимний период — «не сезон» для выпускаемой продукции (работ, услуг), то работодатель может запланировать отпуска сотрудников именно на этот период.

Однако для того, чтобы исключить конфликты и разногласия с работниками, все подобные особенности предоставления отпусков лучше предусмотреть в локальном нормативном акте (положении о внутреннем трудовом распорядке или коллективном договоре). В большинстве же случаев работодатели идут навстречу своим сотрудникам и по возможности учитывают их пожелания к датам предстоящего отпуска.

Сделать это можно разными способами, например:

  1. составив опросный лист о планируемых отпусках на следующий год.
  2. собрав с работников заявления о включении отпуска в график;

Скачать ! Обратите внимание: некоторым работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в любое удобное для них время (ч.

4 ст. 123 ТК РФ). К таким работникам относятся, например:

  1. женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
  2. работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).
  3. несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  4. работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  5. совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);

При составлении графика отпусков сведения о планируемом отпуске в первую очередь запрашиваются у таких работников, поскольку их пожелания должны быть учтены в обязательном порядке.

Однако даже если отпуск работника, относящегося к перечисленным категориям, был запланирован в графике, в течение года он может передумать и написать заявление о предоставлении отпуска с другой даты. Работодатель в этом случае будет обязан пойти навстречу работнику и перенести его отпуск. Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом.

Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

! Обратите внимание: О дате начала отпуска, указанной в графике отпусков, работодатель обязан известить каждого работника под роспись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). С этой целью в форму графика отпусков можно включить соответствующую графу («О дате начала отпуска уведомлен») (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). Возможны и другие варианты уведомления сотрудников, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1).

Работодатель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске. Скачать Составляя график отпусков нужно понимать, что это плановый документ, составляемый на довольно продолжительный период – год. Поэтому без корректировок, скорее всего, не обойтись.

Изменения в график отпусков могут быть внесены в следующих случаях:

  1. при переносе отпуска по желанию работника. Если работник не относится к «льготным» категориям (см. п. 5), работодатель может, но не обязан изменить запланированные даты отпуска.
  2. при переносе части отпуска в связи с отзывом сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику в любое удобное для него время;
  3. при переносе отпуска с согласия работника, например, в случае временной нетрудоспособности во время отпуска, в случае задержки выплаты отпускных и т.д. (ст. 124 ТК РФ);

В перечисленных случаях для внесения изменений в график отпусков работнику необходимо написать заявление о переносе отпуска. На основании заявления издается приказ руководителя о переносе отпуска. При этом в графике отпусков изменения отражаются:

  1. в графе 8 указывается основание для перенесения отпуска – реквизиты соответствующего приказа руководителя;
  2. в графе 10 «Примечание» можно указать причину переноса отпуска (например, отзыв сотрудника из отпуска)
  3. в графе 9 указывается новый период отпуска в соответствии с приказом;
  4. в графе 7 проставляется дата или период отпуска, фактически использованного сотрудником.

Скачать Скачать Рассмотренный порядок внесения изменений в график отпусков применим в случае переноса запланированного отпуска тех сотрудников, которые изначально были включены в график (то есть работали на дату составления графика).

Если же работник принят после утверждения графика отпусков на очередной год, то сведения об отпуске такого сотрудника могут оформляться одним из способов:

  1. Приложением к утвержденному графику отпусков. Приложение составляется по той же форме, что и сам график, и включает только сведения об отпуске нового сотрудника (сотрудников). Как и график отпусков, приложение утверждает руководитель.
  2. Без внесения изменений (дополнений) в принятый график отпусков. Для этого новый работник пишет заявление в произвольной форме, в котором указывает желаемую дату начала отпуска и количество дней, а работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Выбранный вариант отражения сведений об отпусках новых сотрудников (принятых после утверждения графика отпусков) желательно отразить в локальном нормативном акте работодателя. *** И в заключение, выделим основные моменты, касающиеся составления графика отпусков:

  • Наличие графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, за его отсутствие предусмотрена административная ответственность;
  • Форму графика отпусков работодатель утверждает самостоятельно (возможно использование унифицированной формы № Т-7);
  • Очередность отпусков в графике определяет работодатель, в обязательном порядке учитываются пожелания лишь некоторых работников;
  • Работодатель обязан уведомлять работников о дате начала отпуска в соответствии с графиком.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях! Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

  • Трудовой кодекс РФ
  • Письма Роструда
  • Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
  1. от 22.03.2012 N 428-6-1;
  2. от 30.07.2014 N 1693-6-1;
  3. от 20.12.2011 № 3683-6-1

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Поделиться в социальных сетях Предыдущая запись Следующая запись

График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока. Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании. Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway Подписка на уведомления о новых статьях Подписаться Мне не интересно

5 декабря 2021 За две недели до начала нового календарного года работодателям нужно успеть утвердить важный локальный нормативный акт — график отпусков.

Отсутствие этого документа расценивается как административное правонарушение и влечет предупреждение или штраф. Разбираемся, какие особенности нужно учесть в графике отпусков на 2021 год и какие категории сотрудников вправе претендовать на отдых вне очереди.

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников ().

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря. Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, или других локальных нормативных актах.

Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой. Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору. Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года. При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2021 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

  1. 30-40 суток () – для работников спасательных служб (в зависимости от стажа непрерывной работы);
  2. 28 календарных дней () – для всех работников, не отнесенных к льготным категориям;
  3. 31 календарный день () – для работников до 18 лет;
  4. 42-56 календарных дней (; ) – для работников, занятых на работах с химическим оружием, отдельных категорий педагогических работников.
  5. 30 календарных дней () – для инвалидов;

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков: 1.

Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.
Такие сотрудники указаны в :

  1. женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  2. работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.
  3. работники моложе 18 лет;

Согласно , по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители. Согласно отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.
Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет. дополнил Трудовой кодекс . Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время. В уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска.

Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет. Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2021 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями.

По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника.

Такое разделение в соответствии со возможно только по соглашению сторон. При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. 4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2021 год.

На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда. Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.
А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника. При оформлении графика отпусков можно использовать ().

На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6. В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются.

Данные в них носится от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск. Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию ().

Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета.

Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке грифа согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  1. хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  2. выслать в структурные подразделения компании (копии графика).
  3. вывесить в удобном месте для ознакомления;

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  1. отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  2. работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.
  3. отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9. Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях:

  1. когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в – и перенос отпуска на следующий календарный год.
  2. когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в – предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники.

В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  1. составить дополнительный график и приобщить его к сводному.
  2. внести изменения в сводный график отпусков;

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности () – предупреждение или наложение административного штрафа:

  1. на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  2. на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  3. на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Подписаться × Загрузить ещё

Составляем и утверждаем график отпусков

Источник: Журнал График отпусков – один из обязательных локальных документов в каждой организации, наличие которого часто проверяют инспекторы по труду.

И сейчас, когда календарный год практически подходит к концу, можно постепенно начинать работу по его составлению. Поэтому самое время напомнить работодателям, как составляется график отпусков, кем утверждается, нужно ли ознакомить с ним работников организации, всех ли туда включать, можно ли вносить в него изменения и каким образом.
Поэтому самое время напомнить работодателям, как составляется график отпусков, кем утверждается, нужно ли ознакомить с ним работников организации, всех ли туда включать, можно ли вносить в него изменения и каким образом.

График отпусков, как уже было сказано, должен быть в каждой организации. Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков – это документ, который определяет порядок предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для работников. График должен составляться ежегодно за две недели до наступления календарного года.

Прежде чем приступить к составлению графика, которым занимаются сотрудники кадровой службы, с работников всех структурных подразделений организации запрашивается информация о планируемых датах отпусков на календарный год. Сбор такой информации обычно осуществляется начальниками структурных подразделений. На основании полученных от начальников сведений кадровик с учетом положения действующего трудового законодательства, специфики деятельности организации и пожелания работников составляет сводный график.

Здесь следует отметить, что существует довольно много категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время и соответственно учесть их пожелания при составлении графика отпусков. Это:

  1. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301‑1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
  2. граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2‑ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»);
  3. лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ);
  4. работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  5. супруги военнослужащих – им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  6. женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 упомянутого вышеПостановления ЦК КПСС, Совмина СССР «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»).
  7. работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  8. работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
  9. Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5‑ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
  10. мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  11. женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»);
  12. один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ);
  13. инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 14 – 19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5‑ФЗ «О ветеранах»);
  14. лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142‑1 «О донорстве крови и ее компонентов»);
  15. граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244‑1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);

График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Работодатель может разработать и свою форму графика или изменить (дополнить или удалить графы) унифицированную форму.

В графе 1 унифицированной формы указывается наименование структурного подразделения согласно штатного расписания. В графе 2 – должность (специальность, профессия) работника также согласно штатному расписанию.

В графе 3 – ФИО работника. В графе 4 – табельный номер. В графе 5 – количество календарных дней положенного работнику отпуска.

В графе 6 – запланированная дата отпуска. На момент утверждения графика эти графы должны быть заполнены.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов, а в графе «Дата составления» – дата составления. График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

Однако в силу ст. 123 ТК РФ утверждение графика отпусков осуществляется с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если мотивированное мнение профсоюза не содержит согласия с графиком отпусков либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право утвердить график отпусков, который профсоюз может обжаловать в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд или начать процедуру коллективного трудового спора. Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене графика отпусков, обязательное для исполнения (ст. 372 ТК РФ). Об учете мнения выборного профсоюзного органа на графике отпусков делается отметка и указываются дата и номер такого документа (протокола).

Обращаем внимание: поскольку график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приступать к составлению графика следует несколько раньше, при этом учесть время на согласование с профсоюзом. Доводить ли утвержденный график отпусков до сведения работников, законодательством не установлено.

Однако считаем, что сделать это нужно. Кроме этого, следует предусмотреть либо в самом графике отпусков, либо в листе ознакомления графу для отметки работников об их ознакомлении с графиком. Но данная процедура не освобождает работодателя от обязанности за две недели до начала отпуска известить работника под роспись о времени начала отпуска.

Образец заполнения графика отпусков приведем на стр. 43. Также отметим, что при составлении графика отпусков необходимо учитывать положения ст.

122 ТК РФ, согласно которой оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Среди вопросов, которые могут возникнуть при заполнении графика отпусков, есть следующие. Какие отпуска указывать в графике?

Что делать, если работник не использовал отпуск за предыдущий календарный год? Итак, помимо ежегодного оплачиваемого отпуска законодательством предусмотрены дополнительные отпуска для лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, лиц, чья работа имеет особый характер, работников с ненормированным рабочим днем, лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст.

116 ТК РФ). Кроме этого, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ). Дополнительный отпуск предоставляется также совмещающим работу с обучением (учебный отпуск) (ст.

173 – 176 ТК РФ). Отвечаем на первый вопрос. В графе 5 «Количество календарных дней» графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, который состоит из основного и дополнительного отпусков. Поскольку использование отпуска без сохранения заработной платы или учебного отпуска является правом, а не обязанностью работника, то и в графике они не отражаются.

Предоставляются такие отпуска только на основании двух документов – заявления работника (справки-вызова при учебном отпуске) и приказа работодателя.

Сведения о количестве дней дополнительного отпуска, которые предоставляются работнику, указываются в 10 графе «Примечание». Если работник не использовал часть отпуска в предыдущем году, неиспользованные календарные дни отпуска включаются в общее количество календарных дней. Если по соглашению между работодателем и работником отпуск разделен на части, в графе 5 указывается количество календарных дней в каждой части, а в графе 6 даты начала (или начала и окончания) каждой части отпуска.

К сведению Работодателю следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). В связи с тем, что график отпусков составляется перед началом календарного года и действует весь год, возникает вопрос по поводу работников, которые будут приниматься на работу в течение этого года: каким образом их нужно включать в график отпусков и нужно ли это делать?

Поскольку обязанности включать новых работников в график отпусков нет, работодатель принимает решение самостоятельно. В данном случае можно составить дополнительные графики отпусков или же предоставлять отпуск только на основании заявления работника. Конкретный порядок лучше прописать в локальном акте организации.

Похожая ситуация и с внешними совместителями. Работодатель может включить их в график отпусков, а может не включать, что более целесообразно, так как согласно ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе.

Для этого работник-совместитель предоставляет заявление на отпуск и прилагает к нему копию приказа о предоставлении отпуска или выписку из графика отпусков по основному месту работы. При этом если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Несмотря на то, что график отпусков утверждается работодателем и обязателен для работников и работодателя в течение года, в этот период он может изменяться в силу некоторых обстоятельств, например болезни, ухода работника в отпуск по беременности и родам. Кроме этого, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях, установленных ст. 124 ТК РФ, а также может быть перенесен на другой срок по соглашению между работником и работодателем.

Обратите внимание Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч.

2 ст. 124 ТК РФ). Таким образом, изменения в графике отпусков могут быть связаны в основном с датами предоставления отпуска или его продолжительностью. В этих случаях графы с 1 по 6 остаются прежними, а изменения вносятся в графы с 8 по 10.

Например, если в графике отпусков не указана конкретная дата ухода в отпуск, а указан только месяц, работник пишет заявление с указанием конкретной даты, реквизиты которого отражаются в графе 10, а в графе 7 пишут конкретную дату начала отпуска. Остальные графы не заполняются.

Приведем здесь и далее фрагменты формы.

дата перенесение отпуска Примечание запланированная фактическая основание (документ) дата предполагаемого отпуска 6 7 8 9 10 Апрель 07.04.2014 Заявление работника от 20.03.2014 В случае переноса отпуска по просьбе работника запись будет выглядеть следующим образом: дата перенесение отпуска Примечание запланированная фактическая основание (документ) дата предпо­лага­емого отпуска 6 7 8 9 10 07.04.2014 Заявление о переносе отпуска от 03.03.2014 12.05.2014 Отпуск переносится по просьбе работника Если отпуск переносится в связи с болезнью работника, которая наступила до или во время отпуска, дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника. Запись будет такой: дата перенесение отпуска Примечание запланированная фактическая основание (документ) дата предпо­лага­емого отпуска 6 7 8 9 10 07.04.2014 Заявление о переносе отпуска от 07.04.2014, листок нетрудоспособности от 04.04.2014, приказ от 07.04.2014 № 25 21.04.2014 Отпуск переносится в связи с болезнью работника К сведению Если отпуск в связи с болезнью продляется, никаких записей в график не вносится. Когда отпуск переносится в связи с уходом работницы в отпуск по беременности и родам, следует внести такую запись: дата перенесение отпуска Примечание запланированная фактическая основание (документ) дата предполагаемого отпуска 6 7 8 9 10 07.04.2014 Заявление о предоставлении ежегодного отпуска перед отпуском по беременности и родам от 20.01.2014 03.03.2014 Отпуск предоставляется до отпуска по беременности и родам Если работница уходит в отпуск по беременности и родам, а ежегодный отпуск использовать не хочет, запись будет такая: дата перенесение отпуска Примечание запланированная фактическая основание (документ) дата предполагаемого отпуска 6 7 8 9 10 07.04.2014 Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам от 11.03.2014, приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам от 12.03.2014 № 26 Предоставляется отпуск по беременности и родам с 08.04.2014.

В связи с тем, что работница находится в стационаре, ежегодный отпуск будет предоставлен позже Записи о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью, отзывом из отпуска, а также в связи с предоставлением отпуска с последующим увольнением вносятся по аналогии, в графе 8 указываются соответствующие документы (заявления, приказы), в графе 9 – дата переноса, в графе 10 – причины переноса.

Если работник уволился, а за неиспользованный отпуск получил компенсацию, запись будет следующая: дата перенесение отпуска Примечание запланированная фактическая основание (документ) дата предполага­емого отпуска 6 7 8 9 10 07.04.2014 Приказ об увольнении от 24.03.2014 № 19/у Работник уволен 24.03.2014 с выплатой компенсации за 10 дней неиспользованного отпуска * * * Подводя итог, еще раз обратим внимание работодателя на основные моменты.

  • График должен быть утвержден за две недели до начала календарного года. При этом, если в организации есть профсоюзный орган, его мнение должно быть учтено при утверждении графика.
  • В утвержденном графике должны быть заполнены реквизиты и графы с 1 по 6. Графы с 7 по 10 заполняются по мере использования отпусков.
  • В случае переноса отпуска, отзыва из отпуска, увольнения и в других случаях заполняются графы 8 – 10.
  • График отпусков должен быть в каждой организации независимо от формы собственности (в том числе у индивидуального предпринимателя), за исключением случая, когда работодателем является физическое лицо.
  • График отпусков должен храниться в организации один год.
  • Не обязательно включать в график отпусков внешних совместителей, а также утверждать дополнительные графики для новых сотрудников.
  • Утверждая график отпусков, работодатель должен учитывать пожелания работников, а отдельным категориям предоставлять отпуск в удобное для них время.

Унифицированная форма Т-7 Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 Код Форма по ОКУД 0301020 ООО «Время» по ОКПО 123456 (наименование организации) Мнение выборного профсоюзного органа УТВЕРЖДАЮ от « 13 » декабря 20 13 г.

№ 13/12 учтено Руководитель Директор (должность) Номер документа Дата составления На год Сезонов М.

В. Сезонов ГРАФИК ОТПУСКОВ 25 10.12.2013 2014 (личная подпись) (расшифровка подписи) « 16 » декабря 20 13 г. Структурное подразделение Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию Фамилия, имя, отчество Табельный номер ОТПУСК Примечание количество календарных дней дата перенесение отпуска запланированная факти­ческая основание (документ) дата предполагаемого отпуска 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Администрация Директор Сезонов Михаил Викторович 002 17 14 10.03.2014 – 14.07.2014 10.03.2014 – 14.07.2014 Три дня за ненормированный рабочий день Бухгалтерия Главный бухгалтер Власова Марина Сергеевна 010 14 14 14.05.2014 – 02.07.2014 14.05.2014 – 04.08.2014 Заявление о переносе отпуска от 16.06.2013 04.08.2014 Отпуск переносится по просьбе работника Отдел кадров Начальник отдела кадров Комлева Инна Геннадьевна 013 28 16.06.2014 … … … … … … … … … Руководитель кадровой службы Начальник отдела кадров Комлева И. Г. Комлева (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи) Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

.

:

  1. , редактор журнала

Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+